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400-711-2005
保存業務紀錄須知
保存業務紀錄須知
香港稅務局
本說明書是介紹香港稅務條例在保存業務紀錄方面的規定,以供參考之用。此說明書並非一份法律文件,其用意是作為有關法例的指引。故此,只可以概述保存業務紀錄 的事宜。如要獲得進一步資料,請參閱有關法例或向本局查詢。
稅務局局長歐陽富
第一部分 - 一般事項
引言 本說明書主旨是為協助小型業務擬備及保存紀錄。有關指引會解釋根據稅務條
例最低限度須保存的紀錄。詳閱這些指引後,你會對須保存的紀錄的性質更為 清楚,以便履行保存紀錄的責任,及準確地知道你的財務狀況。
業務紀錄是很重要的 - 對你及稅務局均有幫助。如果在詳閱本說明書對如何 保存你的業務紀錄有任何疑問,請向你的會計師或財務顧問徵詢意見。
為何要保存紀錄 稅務條例規定你必須保存足夠的紀錄(英文或中文),以確定你的應評稅利潤。
所有紀錄須由交易日期起計保留 7年。未能保存足夠的紀錄即屬違法,最高可
被罰款 100,000元。
此外,亦有很多其他很好的理由,須要保存準確的業務紀錄,這些理由包括:
? 準確的紀錄有助你擬定財務計劃及作出決策,使你對業務控制得更好
? 助你營造更專業的形像,方便你與銀行交易
? 適當的紀錄有助你提交準確的利得稅報稅表
? 在稅務局審核你的業務時,如果你已備存所需的紀錄,在這方面要付出 的費用可以減輕
? 在依例確實申報方面的費用較少
? 及早揭發在業務上的損失及失竊情形
? 在業務的整體控制方面,有較大的能力 保存紀錄的一些概念
必須保存的業務紀錄,包括用以記錄你業務往來的文件,或其他能確保你的業 務往來能透過會計制度以追查及核實的文件。這些文件包括發票、收據、收銀 機紙帶、銀行紀錄及支票存根。要保存良好的紀錄有賴妥善的簿記方式。有效 的簿記方式於長遠來說可節省你的時間和金錢。
下列是一些有助你改善簿記效率的提示:
? 將處理簿記作為你日常公事的一部分。一旦成為慣例後,你便能更加快捷地處理你的帳目。
? 你的簿記資料應每天處理
? 有系統地保存你的帳簿 - 能快捷地取得所需資料,可以令你工作更有效 率
? 尋找改善簿記的方法
? 不要將工作留待最後一刻才處理 保留你的紀錄
請勿忘記,你花了許多時間和精神去擬備的業務紀錄,必須由有關交易日期起 計保留最少 7年。就算你結束營業,你仍有責任繼續保留有關的紀錄,直至 7 年期限屆滿為止。
假如你於較早的課稅年度所蒙受的虧損已為近年賺得的利潤所抵銷,你最好仍 然保留該些年度的紀錄,直至虧損全數抵銷的年度完結後的 7年為止。
所有業務必須保存的紀錄 你必須保存足夠的紀錄,以便確定你的業務的應評稅利潤。為證實計算無誤,
你的業務紀錄必須包括 -
? 記錄收款及付款或收入及開支的帳簿
? 核實帳簿中各項記錄所需的基本文件,例如憑單、銀行結單、發票、收 據及其他有關的文件
? 有關你業務的資產及負債紀錄
? 你的行業、專業或業務每日的收款及付款紀錄,以及有關的證明資料。 你亦須於每年年底就有關你業務的一切資產及負債,擬備紀錄,包括:
? 債務人和債權人清單
? 盤點資料
附加紀錄 - 從事貨物買賣的業務
除了所有業務必須保存的紀錄外,如你的業務是從事貨物買賣的話,你必須保 存有關購貨及銷貨的紀錄,其中包括所有購貨及銷貨的詳細資料。有關的發票 副本必須詳列貨物及買賣雙方的資料,以便稅務局局長能核實:
? 貨物的數量和價值
? 賣買雙方的身分
在大部分情況下,與交易有關而發出的購貨及銷貨發票,均能符合這項規定。 不過,如有關資料沒有詳列於發票上或不甚清楚的話,你可於發票上加上額外 的資料,以澄清任何不明確的地方。 如你是經營傳統以現金進行交易的零售業務,可能會在遵守這項規定時,遇到 實際的困難,特別是有關記錄所有購貨者的身分方面。因此,本局對從事通常 以現金進行交易的零售行業、專業及業務有寬免安排。他們毋須保存所有出售 貨物的指定詳細紀錄。不過,如這寬免安排適用於你的話,你仍須保存購貨的 詳細紀錄,並記錄在業務方面每日所有的收款及付款的詳細資料。
於會計年度結束時,將存貨的正確價值載入你的帳目中,對決定該年度的正確 利潤是非常重要。你必須於會計年度結束時,擬備及保存列明數量及價值的存 貨表(連同為擬備存貨表所作的盤點存貨紀錄)。
附加紀錄 - 提供服務的業務 凡涉及提供服務的行業、專業及業務,必須備存所有有關服務的詳盡資料紀
錄,以便稅務局局長核實該業務每日所記錄的收入和開支款項。如你是提供服
務的話,你必須保存所有提供服務的紀錄。所收取的服務費及成本需能透過你 的帳簿及收支帳得以追查。
怎樣保存你的紀錄
? 用文件記存方法 用文件記存的方法,簡單來說是指保存你所有銷貨及購貨的發票,以及你所有的支票存根、銀行存款單及銀行結單。這些文件會作為你現金簿記項的基準。
當你使用文件記存的簿記方式時,必須確保以清楚及有條理的方法保存所有
的紀錄。
? 用電腦記存方法 另一個保存紀錄的方法是利用電腦。按照你業務的種類及規模使用電腦,可簡化及改善你在保存紀錄方面的工作。使用電腦去保存紀錄的好處包括:
ü 大部份的電腦會計程式均能提供業務運作的最新情況,有助你計劃及預 測未來的情況
ü 電腦可改善所保存的紀錄的準確性,並使你於日後有需要時,能更快取 得已記錄的資料
ü 利用電腦儲存資料的話,可輕易地更新經常會更改的項目清單(例如固 定資產的紀錄)
ü 稅務局所需的資料可由電腦提供(當然有關資料必須在輸入時已是正確)
ü 如稅務局決定審核你的紀錄,使用電腦儲存的資料會簡易得多。審核的 工作可更快完成,從而減低對你業務構成的不便。
就算你利用電腦保存紀錄,你仍須保存原本文件,例如:支票存根、發票、銀 行存款單及銀行結單,以證明你的收入及開支。
你必須確保所有儲存於電腦中的資料有後備版本。即是指將資料複印入磁碟 內,或定時將重要的資料用文件方式印出來。這些副本必須小心存放。倘若你 的系統操作失靈的話,將所有紀錄儲存於電腦中而沒有作適當的後備措施,可 能會引至嚴重的後果。
第二部分 - 銀行紀錄
銀行帳戶 業務用及私人用之銀行戶口應該分開。使用業務的註冊名稱或業務的經營名稱
開設銀行帳戶,能清楚顯示這是公司戶口。如你沒有開設獨立的銀行帳戶,便 須將存入業務的私人款項、及從戶口提取作私人用途的款項,分別記錄於你的 現金簿中。
你應定期將所有從業務得到的收入存入你業務用的銀行戶口。以支票支付所有 購貨及開支的款項,使每項付款都能在你的銀行結單中列出,成為永久紀錄。
支票簿 大部分業務均以支票繳付其開支。支票簿如使用正確的話,能提供付款的紀錄,有助管理你的現金流動。你的支票存根或付款憑單必須記錄:
? 付款日期
? 收款人姓名
? 有關購貨或獲取服務的開支或結帳的詳細資料
? 支票的款額 你應將用完的支票簿存放妥當,以供日後需要翻查有關資料時參考。 銀行存款
很多銀行存款單均附有一張碳紙副本。當銀行利用機器打印後,該副本便成為 客戶存款的收據。由於這些存款單有助核對你的銀行結單,故應予保存。
銀行結單 銀行結單是你與銀行往來的紀錄。結單上所記錄的項目可能與你現金簿上的記項不一致,原因是直接扣款、銀行收費及利息可能已從你的戶口扣除了。你在
收到銀行結單時,才會知道這些收費的款額。
比較現金簿與銀行結單的記錄項目,以及調整有關的差額,稱為銀行對帳。
銀行結單是你保存帳目的重要一環,故必須按日期先後妥善保存。小心不要遺 失這些結單,因為銀行向你提供有關的副本時可能要徵收費用。
現金簿 這是一本你須記錄業務上所有現金往來的帳簿。這是任何業務最低限度要具備
的簿記制度。下列是一些解釋為何你須擬備現金簿的重要原因:
? 現金簿記錄所有現金或支票的收款及付款
? 可幫助你掌握現金流動的情況 - 即是:存入業務的款額及支出的款額
? 幫助你核對銀行結單是否正確
? 了解你所收的款項從何而來,以及開支的用途
? 使你更易於擬備利得稅報稅表,節省你的金錢
? 如有需要的話,可向稅務局提供你業務往來的完整紀錄
? 提供一個查核過往款項往來的方便方法 你應定時(最好每月)核對銀行結單結餘及現金簿所示的銀行結餘。
在你核對銀行結單及現金簿前,必須取得有關期間內的所有銀行結單。於對帳 前,你應按照銀行結單把項目記錄於現金簿中,例如:自動付款、銀行收費及 利息收費(以及任何沒有記錄在現金簿內凡項目)。
第三部分 - 收入紀錄
你必須保存、記載及解釋所有銷貨的紀錄 本部分所述的文件稱為「原本紀錄」。現金簿內「收入」部分的項目是根據這
些紀錄來擬備的。
你可利用不同的方法記錄銷貨,其中包括:
? 收銀機紙帶
? 收入帳簿
? 銷貨發票
? 練習簿或記事簿
? 用以記載私人提貨的日記簿
? 退貨的貸項通知單 收銀機紙帶
利用收銀機內置的紙帶記錄所有的款項往來,是可以提供良好的紀錄。如你使 用收銀機的話,必須確保所有銷貨均已入機。紙帶必須與其他的業務紀錄一併 保存。特別是出紙帶的日期,能有助日後核實現金簿中的銷貨紀錄。
收據 收據可用來記錄你收取的所有款項。最合適的收據種類,是預先印備順序編
號、並附有副本的收據。你業務的名稱必須印於每張收據上。
銷貨發票
你應該就供應的貨物或服務向顧客發出印有順序編號的發票。商業常用的發票 有多種款式,但不論何種款式,這些發票最少應包括以下資料:
? 發票號碼
? 發出日期
? 顧客姓名和地址
? 你的業務名稱和地址
? 交易日期
? 貨物或服務摘要,包括數量和價錢
? 價錢總額 其他記錄現金銷售的方法 如你是經營現金零售業務,你必須保存銷售紀錄。如你沒有以收銀機、收入帳簿或發票記錄這些交易,則可選擇下列任何一種做法:
? 現金銷貨交易紀錄 - 這可能只是一本練習簿、記事簿或其他用以記錄所 有銷售(包括所收取的支票)的簿冊,記錄的資料最低限度應包括:
? 交易日期
? 每日的收入總額
? 計算系統 有些業務的若干交易其價格可能相同。例如有關戲院的生意額,便可利
用印有順序編號的戲票,記錄各類票價所發出的戲票數目,而每日要記
載的生意額,是等於各類戲票乘以其票價。
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附有紙帶的計算機
可用附有紙帶的計算機或手提計算機記錄所有銷售交易。每日銷售交易 總數須在現金簿記錄。
提貨作私人用途 假如你因私人事故取去存貨,便應在業務紀錄中顯示有關詳情。提作私人用的
貨物價值,應該加進銷貨額,或在購貨的成本中扣減。
你應該就提作私人用的存貨保存準確的紀錄,你尤其須證明在加進銷貨額或在 成本中扣減作私人用的存貨的價值是公道合理的。
退貨 已出售的貨物因數量不符、瑕疵、損壞或發票不對給退回,必須記錄下來,理
由是退貨令相應的銷售額減低。你應該發給客戶一份貸項通知單,作為修改你
銷售紀錄的根據。
第四部分 - 購貨及開支紀錄
你必須保存記載及解釋所有購貨和開支的紀錄。 本部分所述的文件屬原本紀錄,是作為你擬備現金簿「付款」部分內的項目的根據。
記錄購貨 記錄你業務的購貨有多種方法,其中一些例子包括:
? 支票存根
? 付款收據
- 收銀機紙帶收據
- 往來帳結算表
- 日記帳或日記簿
? 有關購貨及開支的發票
? 小額購貨的零用金制度 現金購貨
所有貨款應盡可能以支票支付。不過,如以現金購買小量貨物或雜物,則採用 零用金制度可能會較為方便。倘在存款入銀行用去部行分收到的現金,則必須 記下撥作付款的現金。
獲發的收據 你在支付業務開支時,不論以現金抑或支票支付,應盡可能要求取回收據。其
後如有任何疑問,收據可用作證明帳單已經付清。收據上應顯示以下資料:
? 日期
? 供應商或服務提供者的名稱
? 所付款額
? 所支付的物業、貨物或服務詳情 收銀機發出的收據通常已經足夠。但這種收據並非時常能清楚說明所支付的物業、貨物或服務。倘沒有足夠資料,便應在收據上附加註釋。
如沒有收據,發票、往來帳結算表、或支票存根均可提供所需證明。如沒有其 他付款證據,才可採用日記帳或類似的紀錄。
信用咭購貨 如果你以信用咭購貨或獲得服務,本局會接納以下紀錄為付款的證明文件:
ü 你的信用咭底單
ü 付款收據,和
ü 信用咭月結單 發票
發票通常記錄的資料較收據或其他訂貨單多,並且提供附加證據來證明有關付 款或購貨。所有發票均須保留。
記錄業務開支 記錄你的業務開支,例如租金、電費、電話費、保險費和汽車費用,大致與記
錄購貨相同,記錄業務開支的方法包括:
? 支票存根
? 付款收據
- 收銀機紙帶收據
- 往來帳結算表
- 日記帳或日記簿
? 有關開支的發票
? 記錄簿
? 日記帳
? 小額現金付款 記錄簿 有些開支,並非完全與業務有關,通常是出現於獨資或合夥人經營的業務,這些開支,是需要分攤開業務用和非業務用兩部份,例如汽車費用。汽車費用通常是根據業務和私人用所行走的路程予以分攤。利用記錄簿,以識別業務和私人用的路程(包括行走的里數),可以準確地計算整體費用中業務所佔的部分。 日記帳要獲取一些開支的收據,例如公共交通費用、停車費等,有時是不大可能。在 日記帳內記錄這幾類開支,是可接受為核實所報開支的方法。
零用金制度 在可行的情況下,你應該以支票繳付所有帳單;但零碎物品例如茶葉、牛奶、
郵票和公共交通費用的支出,就得用現金支付。許多業務都採用零用金制度去
支付日常的小額開支。
你應盡可能向收款人索取收據,以證明付出的開支。即使你沒有採用零用金制 度,仍須保存記載以現金付款的紀錄。
第五部分 - 保存有關你的資產紀錄
你必須保存記載及解釋所有與資產有關的開支紀錄。 購買資產 你的業務可能有若干資產,例如機械和廠房、土地和建築物等。你須要保存有
關的紀錄如下:
? 你購買每項資產的日期,以及支付的款額
? 你出售該項資產的日期,以及收取的款額
? 支付其他任何與資產有關的開支的日期和款額 這些紀錄應包括:
? 買賣合約副本
? 市值估價(如有關資產並非以銷售方式購買或出售)
? 提供服務的往來帳結算表、發票和/或收據,(例如律師費)
? 代理商傭金和經紀費用
? 印花稅
? 改進資產所耗費的開支
固定資產登記簿
為清楚記錄固定資產,應使用固定資產登記簿。以下為固定資產登記簿的例子:
說明 | 貨號 | 成本/價值 元 | 購買日期 | 備註 |
激光打印機 | 651 | 3,900.00 | 15/10/94 | |
掃描器 | 652 | 7,500.00 | 15/10/94 | |
電腦監察器 | 653 | 2,000.00 | 15/10/94 | |
書桌 | 654 | 1,500.00 | 15/10/94 | |
椅子 | 655 | 550.00 | 15/10/94 | |
臺式電腦 | 656 | 20,000.00 | 21/06/95 | |
傳真/調制解調器 | 657 | 1,500.00 | 21/07/95 | |
沙發 | 658 | 5,000.00 | 28/08/95 | |
電話 | 659 | 1,000.00 | 28/08/95 | |
圖文傳真機 | 650 | 4,000.00 | 15/10/95 | |
接待處櫃 | 651 | 1,500.00 | 11/11/95 | |
咖啡桌 | 652 | 1,700.00 | 12/11/95 | |
熱水壺 | 653 | 1,500.00 | 12/11/95 | |
第六部分 - 現金收支
記錄所有收支款項的需要 你必須保存你業務每日所有收支款項的紀錄。 假如你保存完整的會計紀錄,並且採用零用金制度支付小額貨款和開支,那麼
你可能已經保存了每日收支款項的紀錄。不過,如果有些收款或付款是沒有在 你必須保存的紀錄(即銷售、購貨和開支、或資產)中出現,則你必須保存這 些收支款項的紀錄。
第七部分 - 期末結算
盤點 你必須保存記載及解釋每個會計年度結束時的存貨紀錄。每年期初和期末的存
貨必須予以記錄,以便計算有關業務有否賺取應評稅利潤。
甚麼是營業存貨? 營業存貨是任何你的業務所生產、製造、獲得或購買作製造、出售或交換用途
的東西。在某些情況下,並非由你或你的業務實際持有的貨物也會被視作你或 你的業務的營業存貨,譬如
? 代理商持有的存貨
? 在位於其他地點的貨倉存放的存貨
? 保稅倉庫存放的存貨
? 存放的轉運貨物 營業存貨估價
營業存貨的成本不僅指買價,還包括其他如運費和製造成本等費用。未售出(包 括未完成的製成品和原料的成本)或未使用的部分必須視為存貨,否則會多報 該年度的開支。為準確計算你業務的應評稅利潤,須計算手上營業存貨在結帳 日的價值。這通常需要實際點算未經售出或使用的存貨(例如原料等)。
這類盤點的證明文件應與你的其他業務紀錄一同編製和保存。你應該擬備一份 載明每項存貨(包括原料和未完成的製成品)及存貨價值等資料的清單。以下資料亦應包括在清單內:
? 誰盤點存貨
? 如何進行盤點
? 盤點日期
? 估價基準
債務人和債權人清單
你應諮詢你的會計師或財務顧問,在計算應評稅利潤時,應否適當地將有關債 務人和債權人所牽涉的款項,計算在內。
如果屬適當的話,在填報你的利得稅報稅表時便須提供以下資料 -
債務人
? 顧客(或客戶)姓名
? 各債務人所欠的款額
? 所有債務人合共所欠的款額
? 每筆債務所拖欠的時間
? 你預計每筆債務將會清償的日期
? 你曾採用甚麼方法收回每筆債務
債權人
? 供應商名稱
? 你所欠各供應商的款額
? 你共欠所有供應商的款額
折舊
你可就該年度獲取以產生應評稅利潤的機械、廠房和工業大廈,申請初期免稅
額。此外,你亦有資格就限定資產的損耗獲得每年免稅額。
你應保存已經申請予以扣除的折舊免稅額紀錄,以便能計算出你在隨後年度有 權享有的折舊免稅額。
其他資料
如欲獲得稅務條例有關保存紀錄規定各方面的進一步資料,可致電 2594 5400
或致函香港郵政總局郵箱 11234號向稅務局查詢。
24小時咨詢熱線:13588024949 全國免費咨詢:400-711-2005
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